使用条件格式使重要的Outlook邮件脱颖而出

Outlook让您 创建和自定义文件夹视图 在许多方面,例如添加和删除列或对消息进行分组和排序。您还可以应用规则,以使Outlook根据邮件的属性(例如发件人,主题行或时间戳)以不同的方式显示邮件。这就是所谓的 条件格式。让我们来看看它是如何工作的。

更新资料:我们的一位读者引起了我们的注意,条件格式仅适用于Windows版本的Outlook和  苹果电脑OS版本。谢谢,克里斯蒂!

入门

要开始设置条件格式,请转到“查看”> View Settings.

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您还可以通过右键单击文件夹头并选择“查看设置”命令来访问“高级查看设置”。

“高级视图设置”窗口使您可以自定义文件夹视图。单击“条件格式”按钮。

这将带您进入条件格式窗口,该窗口将用于设置有关邮件格式的不同规则。

“此视图的规则”列表中显示的项目是未自定义文件夹视图随附的默认规则。例如,您可以看到“未读消息”以11点的粗体蓝色Segoe UI字体显示。

规则如何运作

“规则”是邮件必须满足的条件,Outlook才能应用格式。例如,在默认规则中,当邮件标记为未读时,将激活“未读邮件”规则。激活该规则后,Outlook将使用加粗的蓝色11点Segoe UI字体显示它。

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Outlook从列表的顶部开始按顺序应用规则。列表中较高的规则优先于较低的规则。在实践中这是如何工作的?假设您有两个规则,一个位于列表顶部,用于将字体更改为绿色,另一个位于列表下方,用于将字体更改为红色。如果消息同时符合这两个规则的条件,则该字体将更改为绿色,因为该规则在列表中位于较高位置–将字体设置为红色的规则将被忽略。

使用默认规则,您只能更改字体。您不能删除默认规则,也不能移动顺序或更改规则的条件。不过,您可以通过在“此视图的规则”列表中取消选中默认规则来关闭默认规则。

如何添加新规则

在“条件格式设置”窗口中,单击“添加”按钮。名为“无标题”的新规则将添加到列表中。为您的规则命名,然后单击“条件”按钮。

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“过滤器”窗口使您可以决定要格式化邮件的一个或多个条件。

我们在这里仅使用一个简单的示例,让它查找“ 罗伯·伍德盖特”发送的邮件,并在“主题”字段中包含“ Outlook”一词。

为此,首先单击“发件人”按钮,这将打开通讯簿,然后选择一个联系人。

然后,将“ Outlook”添加到“搜索词”字段中,确保从“输入”下拉列表中选择“仅主题字段”选项。完成后,点击“确定”。

返回条件格式,单击“字体”按钮。

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我们将使与我们设置的过滤器匹配的邮件以紫色和粗体显示。根据需要进行设置,单击“确定”按钮,再次单击“确定”关闭“条件格式设置”窗口,然后再关闭一次“高级视图设置”窗口。

该规则将立即应用。您可以在下面看到符合我们条件的消息现在为粗体和紫色。

这只是一个简单的示例-您可以添加很多条件,甚至是非常复杂的条件。返回该“过滤器”窗口,您可以切换到“更多选择”选项卡,以查看可以选择的其他条件。

您可以在此处选择是否匹配以下消息:

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切换到“高级”选项卡,您可以创建复杂的条件。

通过“高级”选项卡,您可以从Outlook中的任何位置选择任何字段,然后选择要匹配的条件。这可能非常简单,例如将发件人匹配到确切的地址,但是您有很多选择。假设您希望自己的规则与收到的电子邮件匹配。单击“字段”按钮,指向“日期/时间字段”,然后单击“已接收”选项。

点击“条件”下拉菜单选择您的条件。

选择比您预期的要大得多:

您可以选择的其他字段提供相似数量的选项。

选择您的条件,添加一个值,然后单击“添加到列表”按钮。

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您可以根据需要在列表中添加尽可能多的条件。为了让您了解其中有多少个字段,这里仅介绍“所有邮件字段”菜单。

“所有联系人字段”菜单具有四列选项-太多了,我们无法将其放入明智的屏幕截图中。因此,我们不会遍历每个字段和条件,但是现在您知道它们的位置和使用方法。

您可以在规则中设置多个条件,以根据需要获得特定的信息。如果过去7天收到的某个联系人发送的主题中包含特定单词,则希望Outlook以红色16pt字体显示消息, 包括附件?没问题

如何删除规则

如果您创建了规则,但又不想再使用它,则可以轻松删除它。在“条件格式设置”窗口中,选择要删除的规则,然后单击“删除”按钮。请记住,您只能删除自己创建的规则,而不能删除Outlook的内置默认规则。

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您可以添加任意数量的条件,并具有任意数量的规则。正如我们之前向您展示的那样,一旦您以所需的方式设置了条件格式设置规则,便可以 将视图复制到另一个文件夹,如果需要,也可以到所有文件夹。

罗伯·伍德盖特
罗伯·伍德盖特是一位作家和IT顾问,在私营和公共部门拥有近20年的经验。他还曾担任过培训师,技术支持人员,交付经理,系统管理员,还担任过其他工作,这些工作涉及使人们和技术一起工作。 阅读完整的传记»